ID流ビジネスメールの書き方と使い方[1]

急がないなら電話よりメール

弊社では「急がないなら電話よりメール」が基本です。
ビジネスマンは皆さん忙しいのが当たり前ですので、こちらも相手も時間のあるときにシッカリ確認できるメールでやりとりした方が業務効率が良いですし、そして何よりも「言った言わないのトラブルを回避できる」のが最大の理由です。

仕事をしていると必ず出てくるこの手のトラブル。
口頭だけでは証拠が残らないのでどちらが悪いか確認のしようがないですし、解決できないまま流れていくので気持ちよく仕事に専念する事ができません。
上手にメールを使いこなせるビジネスマンなら、能率よく的確に気持ちよく仕事を遂行する事ができると言えるでしょう。

送信者名<From>を見直す

メール本文以前にまずはヘッダ情報をキチンと整える必要があります。自分宛に来たメールの中に「オマエ誰だよ？」というメールがありませんか？
まずは送信者名<From>の情報をメーラーのアカウント情報から設定します。

未設定は言語道断ですが、ダメな例としては単に「山田」や「山田 太郎」と名前のみや「Taro Yamada」のような英文で設定してあるパターンがあげられます。
送信相手の取引先に同姓同名の方がいる可能性は十分ありえますので、この様な場合にはメールを受け取った相手は内容を確認するまでに誰からのメールなのかすぐに判断する事ができません。
これほど非効率的な事はありません。

ちなみに弊社では「個人名＠会社名」という組合せで「芳賀＠Infinity Dimensions」という風に設定しています。
メールアドレスの＠を英語の「at」を置き換えるネット特有の少し崩した表現になりますが、分かりやすいですし「ネット理解してますよ」というちょっとしたアピールも含んでいます。
キチンとしたい場合は「(株)〇〇〇〇　山田 太郎」と設定するのがベターだと思います。

「そんな細かい事まで？」と思う方もおられるかもしれませんが、逆にここまで気を使えないような企業は日頃から大雑把な仕事しかしていないでしょうし、送信者名も設定もできないITレベルであるという風に読み取れます。
手紙に例えていうなら満足に自分の名前も書けないのと同程度と言えるかもしれません。

受取人<To>は悩み所

次は受取人<To>の設定です。送信者名と同様にメーラーのアドレス帳に記載された名前が反映されます。

人によっては手紙の宛先と同じだから「(株)〇〇〇〇　山田様」などとキチンと設定すべきという意見もありますが、こと電子メールに関しては非効率的すぎますし、現在では一人の個人に対してPC用や携帯用など複数のメールアドレスが紐ついたり、転職先が複数になるなど複雑になるパターンが多いので、単に個人名で「山田 太郎」などと設定していてもやもおえないと考えています。

逆に気をつけないといけないのは何かの予定をメールで一斉送信など複数の受取人を設定する場合、全員に送信先のメールアドレスが漏れる点です。
メールアドレスは一応重要な個人情報でもありますので、一斉送信をする場合には無用な他人にメールアドレスを漏らさないように注意する必要があります。

この点に無頓着な企業などはセキュリティが甘いと言えます。面識のない人同士に一斉送信するような場合は後述の<Bcc>を使うようにしましょう。

<Cc>を使いこなす

<Cc>はカーボンコピーの略で、受取人<To>以外にも同じメールを送信して「あなたも見ておいて下さい」という意味合いで使います。

例えば送信相手の担当者の上司や部下などを<Cc>に設定して同時にメールを送信すれば、「聞いていない」や「知らなかった」や「聞いた話と違う」といった要らぬトラブルを回避できるので、お互いの業務効率を大幅にアップさせる事が可能です。

<Bcc>を使いこなす

<Bcc>はブラインドカーボンコピーの略で、<To>や<Cc>と違って送信先にメールアドレスを隠して送信する事が可能です。

前述の通り面識のない人同士に一斉送信するような場合に使いますが、弊社では内部スタッフのメールアドレスをBccに必ず設定するようにしています。
そうする事で「メールを送ったのか」とか「どんな内容なのか」とか「進行状況はどうなのか」とかいちいち確認する手間を省いて業務効率をアップさせています。
また担当者が不在の間に電話で問合せがあったとしても、内部統制が取れていますので「担当者が不在なので分かりません」といった事態も極力回避する事ができます。

内容を的確に表す件名<Subject>をシッカリ記載

メールの件名はかなり重要な要素です。
自分にとっては1通のメールかもしれませんが、相手にとっては何百通、何千通の中の一つに過ぎないかもしれません。そんな大量のメールの中で真っ先に開いてもらえるように件名には工夫が必要です。

件名にはひと目で内容が分かるような要約されたものを適切に記載しましょう。
ちなみに弊社では「案件名 内容～について」というパターンをよく使います。例えば「〇〇〇商事HP TOPページデザイン案について」や「〇〇〇商店A4チラシ お見積り等について」という感じです。

返信をすると件名に自動的に「Re:」が付きますが、メーラーによっては件名毎にひとまとめにされるものがありますので、同じ内容で続く場合には件名は極力変更しないで「Re:」で続けるようにしましょう。

また2回目、3回目の見積りなど、同じ内容だけど違いを出す必要がある場合には「Re:」で続けないで、件名に(2)や(3)といったナンバリングをして新たに件名を付け直します。
「〇〇〇商店A4チラシ お見積りについて(3)」という風にしておくと何回目の内容で最終的にどれで決定したのかがひと目で分かりますし、相手との確認にも番号で対応できるので効率良く仕事を進める事ができます。

ダメな件名の例としては「○○○○様へ」とか「山田より」とか「こんにちは」とか「ありがとうございました」といった単発的なものや、「修正の件」とか「〇〇〇商店の件」といった内容の幅が広すぎるものがあげられます。
恐らくこれで返信が続いた場合、送った本人もよく分からないという結果になると思われます。

自分自身の業務能率を上げる意味でも件名の付け方には気を使いましょう。

HTML形式は使わないでテキスト形式で

やっと本文に...の前に送信メールの形式を確認しましょう。
だいたいのメーラーではHTML形式でメールを作成する初期設定になっています。文章に装飾を付けて読みやすくしたり、写真や画像を貼りつけて説明するメルマガの場合などには有効ですが、ほとんどのメールではHTML形式は無意味であると言えます。

ただでさえインターネットの通信量が増大しているのにメール1通に余分なトラフィックを割くのはバカらしいですし、現代では送信先の相手が携帯などにメールを自動転送しているパターンも十分考えられますので、特に重要な意味がある場合を除いては基本的にテキスト形式でメールを作成するようにしましょう。

というワケでようやく本文に...と思ったのですが、内容がかなり膨大になったので続きは次の記事で書きたいと思います。